Le respect du droit à la protection des données personnelles, ainsi que du droit à la vie privée, est l’une des missions fondamentales de BIT SOFT SA (« BITSOFT »).
Ainsi, nous entreprenons toutes les démarches nécessaires pour traiter vos données personnelles conformément aux principes établis par la législation sur la protection des données applicable en Roumanie, y compris le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (« RGPD »).
Les données à caractère personnel, au sens de la présente Politique de Confidentialité et selon la définition donnée par le RGPD, désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un élément d’identification tel qu’un numéro d’identification, des données de localisation ou même un identifiant en ligne.
Le traitement des données personnelles est effectué par : Bit Soft SA, dont le siège est à Bucarest, Str. Dr. Radovici Ion nr.7, enregistrée au Registre du Commerce sous le numéro J40/21722/1994, ayant le CUI RO6520428.
La société BITSOFT est un responsable du traitement des données personnelles au sens défini par le RGPD, c’est-à-dire qu’elle détermine les moyens et les finalités du traitement des données à caractère personnel.
Cuprins
PRINCIPES SUR LESQUELS SE FONDENT LE TRAITEMENT DES DONNÉES DANS LE CADRE DE BITSOFT
• Le traitement des données personnelles est effectué de manière légale, loyale et transparente ;
• La collecte des données personnelles se fait uniquement à des fins spécifiées, explicites et légitimes, et les données ne sont pas traitées de manière incompatible avec ces finalités ;
• La collecte des données personnelles est adéquate, pertinente et limitée aux informations nécessaires à la finalité du traitement ;
• Les données personnelles seront exactes et, si nécessaire, mises à jour ;
• Toutes les mesures nécessaires seront prises pour s’assurer que les données inexactes sont supprimées ou corrigées sans délai ;
• Toutes les données personnelles sont traitées et stockées d’une manière garantissant leur confidentialité et leur sécurité ;
• Les données personnelles ne sont pas divulguées à des tiers, sauf si cela est nécessaire à la fourniture de services conformément aux accords ou pour remplir des obligations légales ;
QUEL TYPE DE DONNÉES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ?
Si vous êtes représentant ou contact des clients et clients potentiels, ainsi que de nos fournisseurs ou partenaires commerciaux,
Nous collectons le nom, le prénom, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, la fonction, les enregistrements audio des appels sur la ligne d’assistance de Bit Soft, ainsi que toutes autres données fournies par vous ou par la société que vous représentez.
Vous pouvez choisir à tout moment quelles données personnelles vous souhaitez nous fournir. Cependant, si vous choisissez de ne pas fournir certaines données personnelles, dans le cas où le fondement de notre demande est le respect d’une obligation légale, d’obligations contractuelles ou d’obligations nécessaires à la conclusion d’un contrat, nous serons dans l’incapacité de vous fournir certains services. Par exemple, si vous ne souhaitez pas nous donner votre nom, prénom, adresse e-mail et fonction dans le cas où vous souhaitez faire appel au service d’assistance technique proposé par BITSOFT, nous ne pourrons pas réaliser le processus proprement dit d’assistance technique.
Si vous êtes client ou client potentiel des clients et partenaires commerciaux,
Dans le cadre de l’exécution des contrats conclus et afin de remplir les obligations contractuelles, nous pouvons accéder à certaines catégories de données personnelles appartenant aux clients et clients potentiels personnes physiques des hôtels et restaurants avec lesquels nous travaillons.
De plus, il est possible qu’à la demande de nos clients, nous fournissions des services d’hébergement pour certaines bases de données contenant des données à caractère personnel des personnes physiques qui sont clients et clients potentiels des hôtels/restaurants avec lesquels nous travaillons.
Les catégories de données que nous pouvons traiter dans le cadre de l’exécution de nos contrats sont les suivantes :
a) données nécessaires pour effectuer des réservations (par exemple, nom, prénom, e-mail, téléphone) ;
b) données relatives à la fiche d’arrivée-départ, requises en vertu de la législation nationale (par exemple, nationalité, adresse, date de naissance) ;
c) données de la carte bancaire (type de carte, numéro de carte de crédit/débit, nom du titulaire, date d’expiration et code de sécurité) ;
d) informations sur le séjour du client, y compris la date d’arrivée et de départ, les exigences spéciales, les préférences ;
e) informations que vous fournissez concernant vos préférences marketing ;
f) données personnelles fournies par vous afin de vous inscrire et de vous abonner à la newsletter ;
g) informations sur les véhicules que vous pourriez apporter sur la propriété de l’hôtel/restaurant, par exemple le numéro d’immatriculation ;
h) données collectées à partir des cartes d’accès (heure d’entrée et de sortie) ;
i) informations collectées par divers partenaires contractuels (agences de voyages, organisateurs d’événements) et transmises à l’hôtel/restaurant (liste des chambres, liste des invités aux événements) ;
j) données nécessaires à la fourniture de services supplémentaires, le cas échéant ;
k) avis et opinions concernant les services de l’hôtel/restaurant ;
l) toute autre type d’informations que vous choisissez de nous fournir ou de fournir à nos clients.
Si vous êtes un potentiel employé,
Nous collectons les informations de votre CV que vous nous avez envoyées ainsi que toute autre information transmise avec le CV et/ou lors des entretiens auxquels vous vous êtes présenté.
Pour plus d’informations, veuillez consulter la note d’information applicable au recrutement.
Si vous êtes un visiteur dans nos locaux,
Les caméras de surveillance peuvent capturer ou enregistrer des images des visiteurs dans des lieux publics (tels que les entrées des locaux de BITSOFT).
Si vous êtes utilisateur de nos sites Internet www.bit-soft.ro et www.bitsoftsolutions.com,
Pour lire les informations disponibles sur le site, il n’est pas nécessaire de fournir des données personnelles.
Cependant, aux fins de l’exploitation technique du portail, nous collectons l’heure et la date d’accès au site Internet et l’adresse IP à partir de laquelle notre site a été consulté.
Pour utiliser certains services (par exemple, réservations en ligne, candidatures à des postes vacants), certaines données personnelles sont nécessaires. Pour des détails, veuillez consulter la section correspondante de l’opération utilisée sur le site.
Si vous êtes employé,
Veuillez lire la politique de confidentialité applicable aux employés, qui vous a été communiquée au moment de l’embauche et est disponible à tout moment au Département des Ressources Humaines.
DONNÉES SPÉCIALES
Le terme « données spéciales » fait référence à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, à la confession religieuse ou aux convictions philosophiques, à l’appartenance à des syndicats et au traitement de données génétiques, de données biométriques, de données concernant la santé ou de données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle.
Bien que nous ne collectons pas de catégories spéciales de données à caractère personnel, il est possible que, dans le cadre de l’exécution d’un contrat conclu avec un client de BITSOFT et à sa demande, nous soyons amenés à accéder à ses systèmes informatiques (par exemple, un logiciel de gestion hôtelière) pour exécuter les obligations contractuelles. Au cours de cet accès, nous pourrions entrer en contact avec de telles catégories de données à caractère personnel, mais celles-ci ne seront pas collectées ou traitées à d’autres fins que celles de l’exécution du contrat conclu avec un client de BITSOFT.
POURQUOI ET SUR QUELLE BASE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Si vous êtes représentant des clients/clients potentiels de BITSOFT :
a) Communication avec vous en cas de demandes de devis transmises par vous pour certains services et produits offerts par BITSOFT.
But : nous traitons vos données personnelles pour répondre aux demandes de devis que vous nous avez transmises.
Base : conclusion d’un contrat.
b) Résolution des tickets de support suite aux demandes transmises par vous.
But : nous traitons vos données
Fondement : Nous basons cette activité de traitement des données sur notre intérêt légitime, à savoir vous fournir un site entièrement fonctionnel en réparant toute erreur, ainsi qu’en l’améliorant continuellement.
Si vous êtes un représentant ou une personne de contact de nos fournisseurs ou partenaires commerciaux :
Objet : Gestion des relations contractuelles avec nos fournisseurs ou partenaires commerciaux.
Fondement : Exécution d’un contrat.
Si vous êtes un potentiel employé :
Objet : Évaluation de votre candidature à l’emploi.
Fondement : Conclusion d’un contrat.
Pour plus d’informations, veuillez consulter la note d’information applicable au recrutement.
Si vous êtes un employé :
Veuillez consulter la politique de confidentialité relative aux employés, qui vous a été communiquée au moment de l’embauche et qui est disponible à tout moment auprès du département des ressources humaines.
Pour toutes les catégories de personnes ci-dessus, nous pouvons également traiter vos données dans le cadre des activités suivantes :
a) Restructurations, réorganisations internes ou ventes d’actifs ou de parts sociales/actions :
Objet : Nous traitons vos données pour effectuer les opérations mentionnées ci-dessus.
Fondement : L’intérêt légitime d’effectuer ces opérations, d’autant plus qu’elles seraient impossibles à réaliser sans le traitement de vos données.
Cependant, nous vous assurons que ce traitement éventuel sera effectué conformément à la présente politique et par la mise en œuvre de mesures garantissant la confidentialité de vos données.
b) Sécurité :
Objet : Nous traitons les données personnelles pour la sécurité des biens et l’intégrité physique des personnes.
Fondement : Nous nous basons sur notre intérêt légitime à assurer la protection de vos biens et de l’hôtel, ainsi que la protection des personnes se trouvant dans l’enceinte de notre établissement.
c) Raisons juridiques :
Objet : Dans certains cas, nous devons traiter les informations fournies, qui peuvent inclure des données personnelles, pour résoudre des litiges juridiques ou des réclamations, pour des enquêtes et pour le respect des réglementations légales applicables, pour mettre en œuvre un accord ou pour nous conformer aux demandes des autorités publiques dans la mesure où ces demandes satisfont aux exigences imposées par la loi.
Fondement : Les raisons du traitement peuvent être représentées par l’obligation légale (si nous avons l’obligation légale de divulguer certaines données personnelles aux autorités publiques) ou par notre intérêt légitime à résoudre d’éventuels litiges et/ou réclamations.
À QUI TRANSMETTONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Pour vous offrir le niveau d’hospitalité attendu et vous fournir des services de haute qualité, vos données peuvent être transmises à nos prestataires de services et à d’autres tiers, comme détaillé ci-dessous :
a) Prestataires : pour la fourniture des services demandés, dans certains cas, nous devrons transmettre certaines de vos données personnelles à des prestataires, qui agissent en tant que sous-traitants et traitent les données en notre nom, pour notre compte et conformément à nos instructions (comme les fournisseurs de logiciels, IT, services de comptabilité, services médicaux).
b) Partenaires commerciaux et collaborateurs : dans certains cas, nous nous associons à d’autres sociétés pour vous fournir les produits, services ou offres demandés. Par exemple, nous pouvons conclure un contrat avec une société tierce pour assurer des services d’hébergement.
c) Autorités et/ou institutions publiques pour : (i) respecter les dispositions légales, (ii) répondre à leurs demandes, (iii) pour des raisons d’intérêt public (ex : sécurité nationale).
La confidentialité de vos données est importante pour nous, c’est pourquoi, lorsque cela est possible, la transmission de données personnelles comme mentionné ci-dessus se fait uniquement sur la base d’un engagement de confidentialité de la part des destinataires, garantissant que ces données sont conservées en toute sécurité et que leur transmission se fait conformément à la législation en vigueur et aux politiques applicables. Dans tous les cas, nous ne transmettrons aux destinataires que les informations strictement nécessaires à la réalisation de l’objectif respectif.
COLLECTONS-NOUS DES DONNÉES PERSONNELLES AUPRÈS DE TIERS ?
Pour vous offrir le niveau d’hospitalité attendu et vous fournir le meilleur niveau de services, il est possible que nous collections des informations vous concernant auprès de nos partenaires commerciaux et d’autres tiers, comme détaillé ci-dessous :
a) Partenaires commerciaux : tels que les partenaires de cartes, les services associés aux réseaux sociaux qui sont en accord avec les paramètres que vous avez définis pour ces services, les sites web partenaires de recrutement pour l’emploi.
Quoi qu’il en soit, nous vous garantissons que les données que nous collectons auprès de tiers seront traitées dans les mêmes conditions que si elles avaient été collectées directement auprès de vous. De plus, nous ne collecterons que ce qui est nécessaire à la réalisation de nos objectifs (voir la section « À QUEL OBJECTIF ET SUR QUEL FOND SONT TRAITÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ? »).
De plus, lorsque nous vous contacterons pour la première fois, nous vous informerons, en premier lieu, de la source d’où nous avons obtenu vos données personnelles.
TRANSFÉRONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’UE/EEE ?
Nous pouvons transférer vos données à certains prestataires qui seront situés dans des pays autres que celui où vous vous trouvez, et, dans certains cas, dans des pays en dehors de l’UE/EEE.
Bien que les lois sur la protection des données de ces pays puissent être différentes de celles de votre pays, nous prendrons les mesures nécessaires pour nous assurer que vos données personnelles sont traitées conformément à cette politique et en accord avec la législation applicable.
FOURNITURE PAR VOUS DES DONNÉES PERSONNELLES D’AUTRES PERSONNES PHYSIQUES
Si vous nous fournissez les données personnelles d’autres personnes physiques, veuillez les informer au préalable de cette divulgation et de la manière dont elles seront traitées, comme décrit dans cette politique de confidentialité.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des objectifs détaillés dans la présente politique, sauf si une période de conservation plus longue n’est pas nécessaire ou permise par la législation applicable.
Nous révisons constamment la nécessité de conserver vos données personnelles, et dans la mesure où le traitement n’est plus nécessaire et qu’il n’y a pas d’obligation légale de conserver vos données personnelles, nous supprimerons/détruirons vos informations personnelles dès que possible et de manière à ce qu’elles ne puissent plus être récupérées ou reconstituées (par exemple, nous supprimerons/détruirons toutes les données des personnes qui n’ont pas été embauchées suite à des entretiens, s’il n’y a pas de perspective sérieuse d’embauche à l’avenir).
Si des informations personnelles sont imprimées sur papier, elles seront détruites d’une manière qui garantit leur élimination complète, et si elles sont sauvegardées sur des supports électroniques, elles seront supprimées par des moyens techniques pour garantir que les informations ne peuvent plus être récupérées ou reconstituées ultérieurement.