Dans un restaurant, le stock évolue à chaque réception, transfert, plat vendu ou consommation interne. Lorsque ces mouvements sont suivis séparément, le responsable peine à savoir ce qui reste disponible, ce qu’il faut commander et d’où viennent les écarts d’inventaire.
KeepApp réunit ces opérations dans un système de gestion des stocks connecté aux ventes. L’équipe peut suivre le parcours des matières premières et des produits, tandis que le responsable peut rapprocher les approvisionnements, les consommations et les coûts.
Qu’est-ce que KeepApp
KeepApp est la solution Breeze dédiée à la gestion des stocks d’un restaurant. Elle couvre les achats, les entrées de marchandises, les transferts entre lieux de stockage, la production, les consommations et les inventaires. Les informations obtenues facilitent le suivi des coûts et l’organisation du travail, y compris sur plusieurs établissements.
L’intégration avec Breeze POS relie les ventes aux sorties de stock. Pour que les données soient utiles, les articles, les recettes et les opérations doivent être paramétrés et enregistrés selon le fonctionnement réel du restaurant.
L’approvisionnement commence par les besoins et les fournisseurs
KeepApp peut proposer des commandes à partir des consommations passées et signaler l’atteinte du stock minimum. Le gestionnaire dispose ainsi d’une base pour préparer ses achats, plutôt que de se fier uniquement à sa mémoire.
Ces propositions doivent être rapprochées de l’activité à venir. Un week-end chargé ou un événement peuvent nécessiter des quantités différentes de celles suggérées par les consommations précédentes. Le système aide à décider, et l’équipe vérifie les besoins avant de commander.
KeepApp conserve les informations relatives aux articles, aux prix et aux commandes des fournisseurs. Des prix fixes peuvent être paramétrés par article, établissement et fournisseur, avec une autorisation nécessaire pour modifier le prix d’achat. Les alertes peuvent signaler un écart de prix entre la commande et la livraison, ou l’approche de l’échéance d’un contrat.
De la réception des marchandises à leur consommation
Réceptions et transferts entre lieux de stockage
Les entrées de marchandises peuvent être enregistrées à partir des commandes d’achat. L’équipe peut suivre les documents de réception et les prix en conservant le lien avec les articles commandés. La vérification des quantités réellement reçues reste une étape de la réception.
KeepApp permet également d’importer les factures depuis SPV, le portail de l’administration fiscale roumaine, pour intégrer les documents au système de gestion des stocks.
Lorsque les marchandises passent de la réserve à la cuisine ou au bar, le transfert de stock permet de tracer ce mouvement. Les quantités doivent être enregistrées dans les lieux de stockage correspondants afin de suivre séparément le stock de chacun.
Production, ventes et consommation interne
En cuisine, certaines matières premières deviennent des préparations intermédiaires ou d’autres articles stockables. KeepApp permet de gérer la production à partir des recettes, les opérations de découpe et les transformations pour les refléter dans les stocks.
Les ventes enregistrées dans le POS peuvent générer automatiquement des bons de consommation et des sorties de stock. Les consommations sans lien avec une vente peuvent être saisies séparément, à l’aide de bons de consommation organisés par groupes de coûts.
Exemple hypothétique : la cuisine prépare une sauce utilisée dans plusieurs plats. L’enregistrement de la production et l’utilisation des recettes paramétrées aident à suivre les ingrédients et la préparation intermédiaire. Si la recette ou les quantités utilisées diffèrent de celles du système, les données doivent être actualisées ; l’automatisation ne remplace pas l’enregistrement correct des opérations.
L’inventaire révèle les écarts entre le stock théorique et le stock réel
KeepApp permet de réaliser des inventaires complets ou partiels par lieu de stockage. L’équipe saisit les quantités comptées physiquement et les compare au stock théorique, c’est-à-dire aux quantités enregistrées dans le système. Les écarts apparaissent dans le document d’inventaire.
Un écart ne suffit pas, à lui seul, à en expliquer la cause. Le responsable peut examiner les entrées, les transferts, les recettes et les consommations enregistrées pour comprendre ce qu’il faut corriger. L’inventaire complète le suivi quotidien, sans le remplacer.
KeepApp est désormais disponible sur mobile et tablette
KeepApp dispose maintenant aussi d’une version pour smartphone et tablette. L’application mobile permet de consulter le stock disponible, de travailler sur l’inventaire de l’établissement et de saisir les quantités. Les listes prédéfinies et les articles favoris aident l’équipe à retrouver les produits à inventorier.
Pour le gestionnaire, cette façon de travailler peut réduire le délai entre le comptage des produits et la saisie des données. Les quantités doivent être vérifiées et renseignées dans les bonnes unités de mesure. La version mobile complète le processus de gestion des stocks de l’établissement.
Les informations utiles au responsable
KeepApp présente les coûts associés aux ventes par produit et par centre de profit. Les rapports et les alertes peuvent aider le responsable à repérer les écarts entre coûts estimés et réels, ou les variations des prix d’achat. Ces informations sont utiles pour revoir les approvisionnements, les recettes et l’organisation des consommations.
La solution comprend aussi le suivi des factures, des paiements et des soldes fournisseurs. Pour les restaurants qui organisent des événements, un processus dédié relie le menu proposé aux besoins en matières premières. Le module consacré aux nutriments, aux additifs et aux allergènes complète la gestion des recettes à partir des données saisies et tenues à jour.
KeepApp offre au restaurant un suivi commun des approvisionnements, des stocks et des consommations, complété par un accès sur mobile et tablette. Paramétrée selon l’activité de l’établissement, la solution peut aider l’équipe à suivre plus clairement les marchandises et les coûts. Demandez une démonstration de KeepApp pour votre restaurant.
Gardez la maîtrise des stocks de votre restaurant
Avec KeepApp, vous reliez les approvisionnements, les stocks et les consommations dans un seul système et disposez des informations nécessaires pour suivre les coûts. La version mobile et tablette rapproche la consultation des stocks et l’inventaire du terrain, là où travaille votre équipe.
Demandez une offre KeepApp adaptée à votre restaurant et découvrez comment la solution peut être paramétrée pour un ou plusieurs établissements.
