În mai multe studii de specialitate din industria HoReCa s-a demonstrat că un terminal POS performant reduce erorile de încasare, accelerează procesul de plată și le oferă clienților o experiență mai plăcută la finalul mesei.
Astfel, POS-ul nu mai este doar un aparat prin care treci cardul, ci un instrument de încredere care te ajută să modernizezi metodele de plată și să faci procesul de încasare mai rapid, mai sigur și mai profesional.
Vrei să afli cum alegi un POS care chiar face diferența în restaurantul tău? Dacă da, atunci continuă să citești.
Ce este un sistem POS si cum te ajuta?
Un POS (Point of Sale) este un dispozitiv prin care poți încasa plăți cu cardul direct în restaurant. Practic, este acel terminal pe care îl oferi clienților când vor să plătească cu cardul sau telefonul, iar toate plățile procesate prin el ajung direct în contul firmei tale.
Un astfel de POS îți este de ajutor pentru că tot mai mulți clienți preferă să plătească fără cash. În plus, plățile cu cardul sunt mai rapide, mai sigure și scapi de grija banilor falși sau a restului greșit. Majoritatea băncilor oferă POS-uri care acceptă toate tipurile de carduri (Visa, Mastercard, etc.) și chiar plăți contactless, cu telefonul sau smartwatch-ul.
Pe lângă confortul pentru clienți, un POS te ajută și pe tine ca antreprenor: ai un control mai bun asupra încasărilor, primești rapoarte clare și reduci riscul de pierderi de numerar.
Factori esențiali de luat în considerare
Alegerea unui sistem POS pentru plățile din restaurant nu e ceva ce faci la întâmplare. Deși la prima vedere toate terminalele par să facă același lucru, adevărul e că trebuie să iei în calcul câțiva factori importanți – de la funcționalitățile pe care le oferă, până la costuri și cât de ușor e de folosit pentru angajați.
Să vorbim despre fiecare dintre ei!
Funcționalități
În mod ideal, un POS ar trebui să accepte toate tipurile de plăți: card fizic, contactless, telefon, smartwatch. Tot aici, e important să verifici dacă POS-ul poate emite bon fiscal direct sau dacă se conectează ușor la casa ta de marcat sau la sistemul de gestiune al restaurantului.
Unele bănci oferă terminale care vin cu funcții suplimentare, cum ar fi trimiterea chitanței pe email sau integrarea cu aplicații de contabilitate, deci solicită informații de la mai multe instituții înainte de a face o alegere.
Costuri
De obicei, există mai multe costuri de luat în calcul: chiria lunară pentru dispozitiv, comisionul perceput pentru fiecare tranzacție și eventualele taxe de instalare sau mentenanță.
Compară ofertele disponibile, întrucât diferențele de cost pot fi mari. De exemplu, un comision de 0,9% pe tranzacție față de 1,5% poate părea mic, dar pe termen lung, mai ales dacă ai vânzări mari, se simte clar în profitul tău.
Ușurință în utilizare
Un POS bun trebuie să fie simplu de folosit atât pentru angajați, cât și pentru clienți. Dacă durează prea mult să procesezi o plată sau meniul terminalului e greoi, vei pierde timp și clienții pot deveni nerăbdători.
Ideal e să alegi un terminal cu ecran tactil intuitiv, cu meniuri clare și funcții ușor accesibile.
Care sunt cele mai populare sisteme POS
În România, fie că ai un restaurant cu servire la masă sau restaurant cu servire rapidă, poți alege dintre mai multe tipuri de terminale POS, fiecare cu avantaje diferite. Cele mai populare variante sunt:
- POS-urile bancare tradiționale – oferite direct de băncile mari, împreună cu conturi dedicate și pachete speciale pentru HoReCa. Cele mai folosite sunt:
- Banca Transilvania – terminale mobile cu SIM, foarte utile pentru terase și livrări.
- ING Bank – POS-uri smart care pot trimite chitanțe pe email sau SMS.
- Raiffeisen Bank – terminale compatibile cu toate tipurile de carduri și vouchere de vacanță.
- BRD și BCR – terminale clasice, cu accent pe fiabilitate și suport tehnic rapid.
- POS-uri independente, de tip „all-in-one” – nu depind de o bancă anume și pot fi comandate online:
- SumUp – foarte popular printre afacerile mici datorită costurilor fixe și configurării rapide.
- myPOS – ideal pentru afaceri care au nevoie de mobilitate maximă (livrări, food truck-uri), cu transfer rapid al banilor.
- POS-uri integrate în sisteme de gestiune – pentru restaurante care folosesc software complet de management (comenzi, stocuri, rapoarte):
- Multe soluții de gestiune (ex: Alegro, GeniusPOS, Zanzibar) oferă și integrare directă cu POS-ul, astfel încât plățile să se înregistreze automat în sistem.
Recomandări pentru diverse tipuri de restaurante
Nu toate restaurantele au aceleași nevoi, așa că nici sistemul POS potrivit nu va fi același pentru toți. Iată ce tip de POS se potrivește cel mai bine în funcție de tipul de restaurant:
Restaurante cu servire rapida
Pentru de tip fast-food, food court sau street food, viteza este punctul cheie. Într-un restaurant cu servire rapidă, clienții se așteaptă să comande și să plătească rapid, fără complicații.
Recomandările pentru acest tip de restaurant sunt:
- POS mobil, cu conexiune 4G sau Wi-Fi, care se poate muta ușor dacă ai mai multe puncte de vânzare.
- Acceptarea plăților contactless este obligatorie, pentru că majoritatea clienților din fast-food preferă să plătească cu telefonul sau smartwatch-ul.
- Ideal ar fi un POS integrat direct cu casa de marcat sau cu un sistem de comandă rapidă.
- Costuri mici pe tranzacție, mai ales dacă ai multe vânzări de valoare mică.
Restaurant cu servire la masa
Aici, experiența clientului contează mai mult decât viteza.
La un restaurant cu servire la masă, chelnerii trebuie să poată aduce POS-ul, iar plățile să fie simple. Ce să cauți:
- POS portabil cu ecran tactil mare, ușor de manevrat.
- Funcție de împărțire a notei de plată, foarte utilă pentru grupuri.
- Posibilitatea de a emite chitanța pe email sau SMS, ca să nu fie nevoie să te plimbi cu role de hârtie.
- Suport tehnic rapid din partea băncii, pentru că o defecțiune în timpul serii poate însemna clienți nemulțumiți.
Restaurant hotel
Aici situația e și mai complexă, pentru că POS-ul dintr-un restaurant hotel trebuie să comunice cu sistemul hotelier (PMS – Property Management System).
Câteva cerințe esențiale:
- POS integrabil cu sistemul hotelier, ca să poți transfera nota direct pe camera clientului.
- Acceptarea mai multor metode de plată – card, vouchere, cont corporatist.
- Rapoarte detaliate, care să arate clar ce vânzări s-au făcut la restaurant, separat de cele de la bar sau room service.
- Funcționalități bilingve pentru bonuri și ecran, mai ales dacă ai mulți turiști străini.
Așadar, alegerea depinde de mărimea restaurantului, numărul de tranzacții zilnice și ce funcționalități extra îți dorești. Important e să te uiți atent la costuri, suport tehnic și cât de bine se potrivește cu fluxul tău de lucru.