În 2026, restaurantele se confruntă cu costuri crescute, volum mare de facturi și presiune operațională. Gestiunea manuală nu doar consumă timp, ci și creează erori costisitoare în stocuri și costuri de achiziție. Articolul investighează de ce această problemă nu este doar contabilă, ci fundamental operațională, cum evoluează tendințele tehnologice (inclusiv adoptarea e-Factura / SPV) și cum soluțiile digitale precum KeepApp cu noua funcționalitate de a importa facturile direct din SPV pot susține creșterea și eficiența operațională.
Cea mai mare iluzie din gestiunea restaurantelor: “Nu e o problemă mare”
Contrar multor opinii, gestiunea restaurantelor nu este doar o sarcină administrativă. Este una dintre principalele surse de timp pierdut și erori care scad profitul și afectează fluxul operațional.
Restaurante raportează inexactități ale inventarului ca provocare principală, în special din cauza erorilor de introducere manuală și a lipsei sincronizării între vânzări, facturi și stocuri.
Acest lucru se traduce în:
- pierderi financiare prin risipă
- over-stock sau sub-stock
- calcule eronate de food cost
Ce se întâmplă în realitate când gestiunea este manuală
Procesul tradițional de gestiune include:
- descărcarea manuală a facturilor
- introducerea datelor în gestiune
- verificări repetate pentru corecturi
Aceste operații repetate duc la:
- timpul de muncă ridicat pentru manageri
- suprasolicitarea echipei de back-office
- decizii bazate pe date inexacte
Automatizarea reduce aceste costuri prin eliminarea pașilor manuali, oferind date actualizate și exacte în timp real. Soluțiile moderne de gestiune conectate cu POS, furnizori și facturi se dezvoltă tot mai rapid.
Tendința: integrarea gestiunii cu POS și documentele furnizorilor
În 2026, un trend major în restaurante este conectarea software-ului de gestiune cu sistemele POS și furnizorii, ceea ce elimină discrepanțele dintre vânzări, stocuri și consumul real.
Această sincronizare:
- oferă actualizări de stoc în timp real
- reduce necesitatea inventarierii manuale
- permite previziuni mai precise privind achizițiile
Transformarea e-Factura / SPV în România
Sistemul e-Factura a devenit obligatoriu pentru tranzacțiile B2B începând cu 1 ianuarie 2024. În 2025, adoptarea soluțiilor de facturare automate a crescut semnificativ: 82% dintre companiile românești folosesc instrumente de automatizare pentru e-facturare, reducând rata erorilor cu 36% și timpii de procesare cu 31%, potrivit unui studiu recent.
Această transformare tehnologică oferă o oportunitate unică pentru restaurante:
- trecerea de la descărcare manuală la import digital
- sincronizarea instantă a datelor furnizorilor cu gestiunea
- eliminarea pașilor redundanți care consumă timp
Breeze KeepApp introduce un modul nou: Import facturi din SPV
- Operatorii pot prelua facturi direct din SPV în sistemul de gestiune
- Elimină nevoia de descărcare și reintroducere manuală
- Reducerea erorilor de preț și cantitate
- Stocuri corecte și decizii bazate pe date reale
Este un pas spre o gestionare modernă, fără fricțiuni operaționale.
Pe baza ritmului actual de adopție a e-Factura/SPV, a presiunii de reglementare și a tendințelor de digitalizare în HoReCa, este foarte probabil ca până în 2027 peste 60% dintre restaurantele mici și mijlocii din România să folosească soluții digitale integrate de gestiune, inclusiv importul facturilor din SPV, ca standard operațional.
Dacă vrei să transformi gestiunea dintr-o sarcină laborioasă într-un avantaj competitiv real, analizează procesele tale curente și explorează cum automatizările moderne, cum ar fi importul facturilor din SPV, pot elibera ore de muncă și îmbunătăți datele operaționale.